Administrative Fachkraft (w/m/d)

Die Universität Klagenfurt ist ein lebendiger Ort des Forschens, Lehrens und Lernens. Rund 1.700 Mitarbeitende und etwa 13.000 Studierende gestalten gemeinsam eine offene, vielfältige und zukunftsorientierte Universität im Herzen des Alpen-Adria-Raums. Eingebettet in eine Region mit einzigartiger Lebensqualität und vielfältigen Freizeitmöglichkeiten in Kultur, Natur und Sport, steht die Universität für Gleichstellung, Diversität, Gesundheit, Nachhaltigkeit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

An der Zentralen Einrichtung International Office (I.O.) wird ehestmöglich folgende Stelle besetzt:

Administrative Fachkraft (w/m/d)

Beschäftigungsausmaß: 50 % (20 Wochenstunden)
Mindestentgelt: EUR 19.314,40 brutto jährlich; Einstufung nach Uni-KV: IIIa
Befristung: vorerst befristet auf ein Jahr (mit der Option auf Entfristung)
Bewerbungsfrist: bis 11. Feber 2026
Kennung: 26/26

Ihre Aufgaben - das erwartet Sie:

• Assistenz der Leitung und Büroadministration: Unterstützung bei der Erstellung von Berichten (inkl. selbstständiger Recherchetätigkeiten), Budgetkalkulationen, Informationsmaterialien, Kennzahlen und Datenanalysen in deutscher und englischer Sprache, Korrespondenz mit internen und externen Kooperationspartner:innen und Schnittstellenmanagement, Organisation von Meetings (inkl. Vor- und Nachbereitung), Büroadministration (z.B. Account- und Funktionsmanagement, Budget-Monitoring, Betreuung der OE-Webseite)
• Mitarbeit an Projekten des International Office (z.B. MORE-Programm, Erasmus+ Staff Weeks)

Was Sie mitbringen:

• Matura bzw. der Matura gleichzusetzende Reifeprüfung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1)
• Selbstständige, eigenverantwortliche, präzise und strukturierte Arbeitsweise
• Fundierte Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich der EDV (MS Office: insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Was Sie zusätzlich auszeichnet:

• Kenntnisse universitärer Strukturen und Prozessen
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Schnittstellenmanagement
• Buchhaltungskenntnisse (SAP)
• Soziale und interkulturelle Kompetenz
• Weitere Fremdsprachenkenntnisse

Warum Sie gerne bei uns arbeiten werden:

• Das monatliche Mindestentgelt beträgt EUR 1.379,60 brutto (14 x jährlich). Gemäß der kollektivvertraglichen Vorschriften erhöht sich das Entgelt durch die Anrechnung Ihrer tätigkeitsspezifischen Vorerfahrungen auf max. EUR 1.526,90 (R1) brutto
• Work where it works best for you - dank flexibler Arbeitszeiten und Remote-Optionen
• Teamspirit trifft Vielfalt - bringen Sie Ihren individuellen Background in unser engagiertes Team ein
• Nachhaltig mobil - Ihr Arbeitsplatz liegt im Grünen und ist bequem mit Öffis erreichbar
• Bei uns gelten Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch vielfältige Angebote
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen - unter anderem arbeitsfreie Tage am 24. Dezember, 31.Dezember und Karfreitag, betriebliche Pensionsvorsorge
• Familienfreundliche und gesundheitsfördernde Universitätskultur - Unser Familienservice unterstützt bei allen Fragen rund um Kinderbetreuung, Vereinbarkeit und Familienleben und bietet flexible Betreuungs- und Ferienangebote. Gleichzeitig stärken wir Gesundheit und Wohlbefinden mit einem vielfältigen Sport-, Massage- und Präventionsprogramm - siehe dazu jobs.aau.at/arbeitgeber-universitaet-klagenfurt/

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, Bewerbungsschreiben und Zeugnissen / Bestätigungen über unser Job-Portal unter der Kennung 26/26 bis spätestens 11. Feber 2026.

Haben Sie weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie Frau Elena Buffa (elena.buffa@aau.at). Die Personalverfahren werden an der Universität Klagenfurt neben der zuständigen ausschreibenden Stelle auch vom Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen und ggfs. von der Behindertenvertretung begleitet.

Die Universität Klagenfurt ist bemüht, den Anteil von Frauen in allen Bereichen zu erhöhen in denen sie unterrepräsentiert sind und fordert qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. [Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.] Die Universität Klagenfurt bekennt sich zu Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen, die die geforderten Qualifikationskriterien erfüllen, werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Es besteht kein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.