Veröffentlicht: 01.07.2026
Stellenart: Allgemeines Personal
Dienstbeginn: Oktober 2026
Wochenstunden: 32-40 h/W
Bewerbungsfrist: 19.07.2026
Stellenprofil: Allgemeines Personal Administrativ
Ersatzkraft

Mitarbeiter:in im Office Management (m/w/d)

Aufgaben

Das Institute of Biomechanics an der Fakultät für Informatik und Biomedizinische Technik der TUGraz sucht eine Karenzvertretung für das Office Management zur Unterstützung der Institutsleitung und des Teams. Sie übernehmen eine Vielzahl an administrativen und koordinativen Aufgaben, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.

Sie sind eingebunden in eine aufstrebende junge Fakultät, bei der Sie regelmäßig mit Kolleg:innen aus anderen Instituten vernetzt sind und somit Teil eines dynamischen und interdisziplinären Arbeitsumfelds werden. Zu Ihren Aufgaben zählen:

Kommunikation

• Sie beraten und unterstützen Studierende, Gäste und Mitarbeiter:innen des Instituts, in Deutsch und Englisch.

Finanzadministration am Institut

• Kosten- und Projektmanagement: Sie unterstützen bei der Verwaltung und Kontrolle des Institutsbudgets.
• Beschaffungsprozess: Sie übernehmen die Abwicklung von Bestellprozesse, inkl. Angebotsanfrage, Vorbereitung, Kontierung von Bestellungen sowie Überprüfung von Lieferscheinen und Rechnungen.
• Projektplanung und -abrechnung: Sie sind verantwortlich für die Anlage von Projekten im elektronischen Meldeprozess und unterstützen bei der Erstellung von Budgetplanungen, Kalkulationen und Projektabrechnungen.

Personalverwaltung

• Administration von Personalangelegenheiten: Sie unterstützen bei Stellenausschreibungen inkl. Antrags- und Aufnahmeprozesse und übernehmen die Bewerber:innenkommunikation.
• Vertragsabwicklung: Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Unterlagen und die Einholung von erforderlichen Daten in Abstimmung mit dem Personalservice.
• Reiseassistenz: Sie koordinieren die elektronische Reiseadministration.

Lehrveranstaltungsadministration

• Sie übernehmen die Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, sowie die Datenpflege.

Veranstaltungsorganisation

• Sie unterstützen bei der Organisation und Koordination von Tagungen, Kongressen und anderen Veranstaltungen, einschließlich der Termin- und Ortsplanung, Reiseadministration für Teilnehmer:innen und der Abrechnung der Veranstaltungen.

Aufnahmebedingungen

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer Berufserfahrung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Gewünschte Qualifikation

• Matura wünschenswert
• Berufserfahrung im Büroumfeld bzw. Kenntnisse von universitären Strukturen vorteilhaft
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office), SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Serviceorientiertes und freundliches Auftreten mit selbständiger Arbeitsweise
• Freude an der Arbeit in einem universitären und multikulturellen Umfeld

Angebot

• Abwechslungsreicher Aufgabenbereich
• Kollegial-freundschaftliches Arbeitsklima
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (inkl. bezahlte Mittagspause - je nach Stundenausmaß)
• Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und Lehraufenthalte
• Gütesiegel für innerbetriebliche Frauenförderung
• Familienfreundliche Arbeitgeberin
• Öffi-Zuschuss
• Universitätssportprogramm
• Einkaufsvergünstigungen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zugang zu den neuesten Technologien
• Umfangreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld
• Home-Office-Möglichkeit

Gehalt

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens EUR 36.681,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.

Über uns
Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber:innen der Region mit rund 4.000 Mitarbeiter:innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.

In diesem Video geben wir einen Einblick in das Arbeitsumfeld der TU Graz: HIER

Organisationseinheit
Das Institut für Biomechanik wurde im Jahr 2007 gegründet. Der Schwerpunkt liegt auf der kardiovaskulären Biomechanik, wobei speziell auf experimentelle Untersuchungen, Modellierung und Simulation Wert gelegt wird. In Internationaler Zusammenarbeit zwischen mehreren Forschungslaboren und Universitäten, darunter die Medizinische Universität Graz, entwickeln wir eine interaktive Brücke zur Klinik und der Industrie. Ein neu ausgestattetes Labor mit der notwendigen Infrastruktur für die ordnungsgemäße Lagerung, Vorbereitung und Prüfung von menschlichen Geweben stellt den letzten Stand der Technik dar. Das Institut bietet Bachelor- und Masterstudierenden eine hochwertige Ausbildung und besteht derzeit aus 23 Mitarbeitenden und 5 Gastwissenschaftler:innen.

Kontakt
Technische Universität Graz
Dekan der Fakultät für Informatik und Biomedizinische Technik

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an Prof. Gerhard Holzapfel, holzapfel@tugraz.at (keine Bewerbungen).

Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen akzeptieren, die über unser Online-Bewerbungsportal eingereicht werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.

Webseite des Instituts

Werden Sie Teil des TU Graz-Teams - wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über den Job

Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung), Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 36.681,40 EUR jährlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: Hybrid

Dienstort: Graz

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Personalwesen, Rechnungswesen, Controlling

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: Technische Universität Graz

Mitarbeiter*innenanzahl: 2501 - 10000 Mitarbeiter*innen

Standorte: Graz

Detaillierte Angaben zur Stelle

Teilzeit (Festanstellung)

• 32 - 39,75 Stunden

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Dienstort

• Graz

Erforderliche Kenntnisse

• MS-Office

Nice-To-Have Kenntnisse

• Berufserfahrung im Büroumfeld bzw. Kenntnisse von universitären Strukturen
• SAP

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2
• Englisch B2

Erforderliche Ausbildung

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer Berufserfahrung

Nice-to-have Ausbildung

• Matura

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Aus- und Weiterbildung
  Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und Lehraufenthalte
• Verkehrsmittelzuschuss
• Fitnessangebote
  Universitätssportprogramm
• Personalvergünstigungen
  Einkaufsvergünstigungen
• Gesundheitsmaßnahmen
  Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Home Office

Ansprechperson

Prof. Gerhard Holzapfel