Wir sind ein Multi Family Office mit einem klaren Fokus: die ganzheitliche Steuerung, Überwachung und strategische Entwicklung großer Vermögensstrukturen. Mit jahrzehntelanger Erfahrung in verschiedenen Anlageklassen verstehen wir die individuellen Bedürfnisse unserer Mandanten und bieten maßgeschneiderte Lösungen für eine nachhaltige Vermögenssicherung und -optimierung. Unser Expertenteam steht unseren Mandanten als vertrauensvoller Partner zur Seite - mit Weitblick, Präzision und höchstem Anspruch an Exzellenz.

Als stark wachsendes Unternehmen suchen wir zum ehestmöglichen Zeitpunkt eine Unterstützung im Bereich Office Management mit Schwerpunkt Buchhaltung.

Buchhaltung und Office Management (m/w/d)

Baden bei Wien-Vollzeit oder Teilzeit ab. 30 Std/ Woche möglich

Aufgaben

• Finanzmanagement & Buchhaltung: Vorbereitung der Buchhaltung für mehrere Gesellschaften, einschließlich strukturiertem Belegmanagement und effizienter Ablageorganisation.
• Belegworkflow & Digitalisierung: Erfassung, Prüfung, Digitalisierung, Ablage und Buchung von Belegen sowie deren fristgerechter Versand.
• Kommunikation & Koordination: Eigenständige Interaktion mit Geschäftspartnern wie Steuerberatern, Banken und Hausverwaltungen zur Abstimmung relevanter Finanzthemen.
• Fakturierung & Honorarnoten: Erstellung, Verwaltung und Versand von Honorarnoten zur reibungslosen Abwicklung der Abrechnung.
• Zahlungsmanagement: Prüfung, Koordination und Überwachung von Überweisungen, einschließlich Begleitung des Freigabeprozesses.
• Office Management & Administration: Strukturierte Organisation des Büroalltags, einschließlich Materialbeschaffung, Ablageverwaltung und Postbearbeitung.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mindestens auf Maturaniveau)
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung (mind. 5 Jahre) im Bereich Finanzen und/oder Buchhaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel
• Strukturierte, eigenständige und präzise Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Organisationsgeschick
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an der Zusammenarbeit im Team sowie eine offene, wertschätzende Kommunikationsweise
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und die Fähigkeit, auch komplexe Inhalte klar und verständlich zu vermitteln
• Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität und einem Blick für Optimierungspotenziale

Angebot

• Langfristige, stabile Anstellung in einem jungen, dynamischen Team
• Familiäres Arbeitsumfeld im Herzen von Baden bei Wien (Parkplatz vorhanden)
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit abwechslungsreichen Aufgaben und spannenden Persönlichkeiten
• Anstellungsverhältnis: Die Position ist Teilzeit (mind. 30 Std/ Woche) oder Vollzeit (40 Std/ Woche) vorgesehen.

Gehalt

Für diese Position bieten wir ein monatliches Bruttogehalt von EUR 3.000,00 auf Vollzeitbasis (40 Std/ Woche)mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Vorerfahrung.

Wenn Sie eine langfristige, spannende Position suchen und sich selbst als eine kommunikative Persönlichkeit beschreiben, die sich in einer verantwortungsvollen Position als Teil eines kleinen, sympathischen Teams wohlfühlt und ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem exklusiven Unternehmen schätzt, sind Sie im Team des Weilburg Family Office genau richtig.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Dienstzeugnisse) unter: office@weilburg-familyoffice.com oder per "smart bewerben".

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: 3.000 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: Hybrid

Dienstort: Baden

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Finanzen, Bankwesen, Rechnungswesen, Controlling, Sachbearbeitung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: Weilburg Family Office GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 1 - 10 Mitarbeiter*innen

Standorte: Baden

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Teilzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 30 Stunden

Dienstort

• Baden

Erforderliche Kenntnisse

• Organisationstalent
• Kommunikationsfahigkeit
• Finanzkenntnisse
• Problemlosungskompetenz

Nice-To-Have Kenntnisse

• Flexibilitat

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Sebastian Scholda
Geschäftsführender Gesellschafter