Office Manager with bookkeeping experience / Office Manager mit Buchhaltung

Daily/ monthly Tasks/ Tägliche/monatliche Aufgaben

• Act as the primary point of contact for calls, emails, and visitors and ensure smooth front-office communication. / Agieren Sie als erste Ansprechperson für Telefonate, E-Mails und Besucher und stellen Sie eine reibungslose Kommunikation im Empfangsbereich sicher.
• Coordinate internal communication and route inquiries and requests to the appropriate departments. / Koordinieren Sie die interne Kommunikation und leiten Sie Anfragen sowie Anforderungen an die zuständigen Abteilungen weiter.
• Manage office supplies, service providers, contracts, and general office administration. / Verwalten Sie Büromaterial, externe Dienstleister, Verträge sowie die allgemeine Büroorganisation.
• Perform monthly bank reconciliations and ensure the accuracy and completeness of financial records. / Führen Sie monatliche Bankabstimmungen durch und stellen Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit der Finanzunterlagen sicher.
• Prepare and organize invoices, receipts, and bookkeeping documents for the external tax advisor. / Erstellen und organisieren Sie Rechnungen, Belege und buchhalterische Unterlagen für den externen Steuerberater.
• Monitor incoming and outgoing payments and track outstanding receivables. / Überwachen Sie ein- und ausgehende Zahlungen und verfolgen Sie offene Forderungen.
• Collect and prepare all payroll-relevant data for the external payroll provider. / Erfassen und erstellen Sie alle lohnrelevanten Daten für den externen Payroll-Dienstleister.
• Act as an interface between management, accounting, sales, and external partners and support continuous process improvements. / Agieren Sie als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Buchhaltung, Vertrieb und externen Partnern und unterstützen Sie die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.
• Perform monthly bank reconciliations and ensure the accuracy and completeness of financial records. / Führen Sie monatliche Bankabstimmungen durch und stellen Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit der Finanzunterlagen sicher.
• Prepare and organize invoices, receipts, and bookkeeping documents for the external tax advisor. / Erstellen und organisieren Sie Rechnungen, Belege und buchhalterische Unterlagen für den externen Steuerberater.
• Collect and prepare all payroll-relevant data for the external payroll provider. / Erfassen und erstellen Sie alle lohnrelevanten Daten für den externen Payroll-Dienstleister.
• Review and update office contracts and agreements, ensuring compliance and renewals. / Überprüfen und aktualisieren Sie Büroverträge und Vereinbarungen, um Compliance und Verlängerungen sicherzustellen.
• Support continuous process improvements and report any inefficiencies to management. / Unterstützen Sie die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und berichten Sie etwaige Ineffizienzen an die Geschäftsführung.

Qualifications/ Qualifikationen

• Minimum of 4 years of professional experience in office administration or related fields. / Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in der Büroverwaltung oder in verwandten Bereichen.
• At least 2 years of practical experience in bookkeeping and financial administration. / Mindestens 2 Jahre praktische Erfahrung in Buchhaltung und Finanzverwaltung.
• Excellent command of English, at least at C1 level. / Hervorragende Englischkenntnisse, mindestens auf C1-Niveau.
• Proficient in German, at least at B2 level. / Deutschkenntnisse, mindestens auf B2-Niveau.
• Strong organizational and multitasking skills to manage daily office operations efficiently. / Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeit zur effizienten Verwaltung des täglichen Büroalltags.
• Familiarity with office software (MS Office, email systems) and basic accounting tools. / Vertrautheit mit Bürosoftware (MS Office, E-Mail-Systeme) und grundlegenden Buchhaltungs-Tools.
• Excellent communication skills to act as a liaison between management, staff, and external partners. / Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, um als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern zu fungieren.
• Detail-oriented and proactive in identifying process improvements and ensuring compliance. / Detailorientiert und proaktiv bei der Identifizierung von Prozessverbesserungen und Sicherstellung der Compliance.

Key Benefits Overview/ Übersicht über die wichtigsten Vorteile

• Working hours and overtime
• Standard working time 38.5 hours per week; legal weekly limit 40 hours, absolute maximum 60 hours including overtime, with an average maximum of 48 hours over 4 weeks.​
• Overtime must be approved in advance and is compensated either by overtime pay at 150% of the hourly rate or equivalent paid time off, within Austrian Working Time Act (AZG) limits.​
• Annual leave and public holidays
• Annual leave entitlement: 25 working days (5 weeks) per year up to 25 years of service, increasing to 30 working days (6 weeks) thereafter, accruing pro rata from the first day of employment.​
• 13 paid Austrian public holidays; work on a public holiday is compensated with double pay (100% premium) plus compensatory time off.​
• Sick leave and other statutory leave
• Continued remuneration during sickness in line with the Austrian Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) and the applicable collective agreement; medical certificate can be requested from day 1 and must be submitted no later than day 4.​
• Care leave and other special leaves are granted according to Austrian law and company policy (e.g. for family care).​
• Travel expenses and allowances
• Reimbursement of necessary business travel costs including transport (public transport, private car per‑kilometre allowance, flights, taxis), accommodation and meals per Austrian tax rules.​
• Per diem meal allowances depend on travel duration and destination (domestic vs. abroad); incidental expenses such as parking, tolls, visa fees, business entertainment and communication costs are reimbursable with receipts.​
• Expense reporting
• Employee must submit travel expense reports within 5 business days after completion of travel, with all original receipts attached; reimbursement is processed within 10 business days after submission.​
• Other protections and benefits
• Full application of Austrian Working Time Act, Paid Leave Act and other mandatory labour laws, including minimum daily and weekly rest periods.​
• Confidentiality protection with whistleblower exception under Austrian and German law; protection of trade secrets and requirement to return company property at the end of employment.Deutsch - Überblick über die wichtigsten Benefits
• Arbeitszeit und Überstunden
• Standardarbeitszeit 38,5 Stunden pro Woche; gesetzliche Wochenarbeitszeitgrenze 40 Stunden, absolute Höchstgrenze 60 Stunden inklusive Überstunden, durchschnittlich maximal 48 Stunden innerhalb von 4 Wochen.​
• Überstunden müssen vorab genehmigt werden und werden entweder mit einem Zuschlag von 50% (1,5‑facher Stundensatz) oder durch gleichwertigen Zeitausgleich vergütet, im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes (AZG).​
• Jahresurlaub und Feiertage
• Urlaubsanspruch: 25 Arbeitstage (5 Wochen) pro Jahr in den ersten 25 Dienstjahren, danach 30 Arbeitstage (6 Wochen); der Urlaub wird ab dem ersten Arbeitstag pro rata aufgebaut.​
• 13 gesetzliche Feiertage in Österreich; bei Arbeit an Feiertagen besteht Anspruch auf doppeltes Entgelt (100% Zuschlag) plus entsprechenden Freizeitausgleich.​
• Krankenstand und sonstige gesetzliche Freistellungen
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) und anwendbarem Kollektivvertrag; eine ärztliche Bestätigung kann ab dem ersten Tag verlangt werden und ist spätestens ab dem 4. Kalendertag vorzulegen.​
• Pflegeurlaub und weitere Sonderurlaube werden nach österreichischem Recht und betrieblicher Regelung gewährt (z. B. Betreuung naher Angehöriger).​
• Reisekosten und Tagegelder
• Ersatz notwendiger Dienstreisekosten einschließlich Transport (öffentliche Verkehrsmittel, Kilometergeld für Privat‑PKW, Flüge, Taxis), Unterkunft und Verpflegung nach österreichischen Steuerbestimmungen.​
• Tagegelder richten sich nach Reisedauer und Reiseziel (Inland vs. Ausland); Nebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Visumskosten, bewilligtes geschäftliches Entertainment sowie Kommunikationskosten werden gegen Beleg ersetzt.​
• Spesenabrechnung
• Der Arbeitnehmer reicht die Spesenabrechnung innerhalb von 5 Arbeitstagen nach der Reise mit allen Originalbelegen ein; die Rückerstattung erfolgt innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Einreichung.​
• Weitere Schutz‑ und Nebenleistungen
• Volle Anwendung des österreichischen Arbeitszeitgesetzes, Urlaubsgesetzes und weiterer zwingender arbeitsrechtlicher Vorschriften, einschließlich täglicher und wöchentlicher Mindestruhezeiten.​
• Umfassende Geheimhaltungsverpflichtung mit Whistleblower‑Ausnahme nach österreichischem und deutschem Recht sowie Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Pflicht zur Rückgabe aller Unternehmensgegenstände beim Austritt.

Salary

"The Employee receives an annual gross remuneration of EUR45,000, consisting of 14 salary instalments, in accordance with the applicable collective agreement for white‑collar employees in the Nahrungsmittel‑ und Genussmittelgewerbe. The monthly base salary amounts to EUR3,215 gross (12 regular payments per year), classified under Verwendungsgruppe III of the applicable collective agreement. In addition, the Employee receives a 13th month holiday bonus (paid in June) and a 14th month Christmas bonus (paid in November), each in the amount of one monthly salary, in accordance with the applicable Austrian collective agreement, plus any performance bonuses, overtime supplements and business travel allowances."

Overtime

Any accrued overtime is compensated in the form of time off.

At CITTAR, we are a modern Conscious Functional Beverage brand dedicated to helping people find balance, focus, and creative inspiration in every moment. Our name combines "Citta" (mind, consciousness) with the imagery of stars, symbolizing the awakening of your inner star. We are looking for individuals who share our philosophy and aspire to cultivate mind-body-spirit harmony. If you are passionate about well-being, creativity, and conscious living, we welcome you to join our journey.

Bei CITTAR sind wir eine moderne Marke für Conscious Functional Beverages, die darauf abzielt, Menschen in jedem Moment Balance, Fokus und kreative Inspiration zu ermöglichen. Unser Name verbindet „Citta" (Geist, Bewusstsein) mit dem Sternenbild, das das Erwachen Ihres inneren Sterns symbolisiert. Wir suchen Menschen, die unsere Philosophie teilen und danach streben, Harmonie von Körper, Geist und Seele zu leben. Wenn Sie Leidenschaft für Wohlbefinden, Kreativität und bewusstes Leben haben, freuen wir uns darauf, Sie auf unserer Reise willkommen zu heißen.

About this job

Employment type

Full Time (Permanent employment)

Salary

45,000 EUR yearly

Seniority level

Professional Experience

Work model

On-site

Place of work

Wien 11. Bezirk (Simmering)

Field of work

Administrative Support, Secretarial, Office Management, Accounting, Controlling

Entry date

Position available from 09.03.2026

Unfilled vacancies

1 vacancy unfilled for this position

About the company

Employer

CITTAR GmbH

Number of employees

1 - 10 employees

Locations

Vienna

Details about this job

Full Time (Permanent employment)

• Monday to Friday
• 38,5 hours
• Willingness to travel 10%

Place of work

• Wien 11. Bezirk (Simmering)

Must-have skills

• Büroorganisation
• Dokumentenmanagement
• Bookkeeping

Nice-to-have skills

• Finanzberichterstattung

All infos regarding your application

Required application documents:

• Résumé
• Cover letter

Contact person

Cloudia Wang